Executive Assistant - Interim (m/w/d)

Die Executive Assistant (m/w/d) übernimmt für 9 Monate eine Elternzeitvertretung. Diese Rolle ist dynamisch, vielseitig und bietet dir großartige Möglichkeiten, über die klassischen Tätigkeiten einer EA/PA hinauszuwachsen. Als rechte Hand des C.O.O. organisierst und strukturierst du den kompletten Tagesablauf, kümmerst dich um E-Mails, Administration und Reisen. Darüber hinaus unterstützt du bei komplexeren Aufgaben wie dem Sammeln und Auswerten von Informationen aus verschiedenen Teams, bereitest Übersichten sowie PowerPoint-Präsentationen für wichtige Meetings vor und koordinierst größere Gruppenreisen.

Zu deinem typischen Tag gehört:

• E-Mail-Postfach-Management: Du steuerst das Postfach des C.O.O., bearbeitest die Ablage, sichtest und filterst wichtige Nachrichten und antwortest bei Bedarf auch eigenständig im Namen des C.O.O.

• Kalenderverwaltung: Du koordinierst den täglichen Ablauf, monatliche Management-Meetings sowie vierteljährliche Vorstandssitzungen.

• Du bereitest Meetings und wichtige Deadlines vor und wirkst bei der Koordination mit, indem du Informationen aus den Teams zusammenträgst und analysierst. Dabei erstellst du ansprechende PowerPoint-Präsentationen und Übersichten in Excel.

• Du organisierst von A bis Z komplexe Reisen für den C.O.O., den Design & Production Director und übernimmst Regular saisonale Gruppenreisen.

• Du verantwortest das gesamte Travel-Budget: Du holst exakte Reisepläne von den Teamleiter:innen ein und meldest Abweichungen vom genehmigten Budget direkt an den C.O.O. und die Finance-Abteilung.

• Behalte die Ausgaben deines Teams im Blick: Prüfe und genehmige Ausgaben deines Teams und achte stets darauf, dass alles den Unternehmensrichtlinien entspricht.​

Über dich:

• Du bist ein:e Macher:in mit 3–5+ Jahren Erfahrung als Executive Assistant (m/w/d).

• Du bist flexibel und kannst schnell umschalten, um dich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren.​

• Du bringst eine proaktive und unternehmerische Einstellung mit – du packst gerne mit an und denkst immer einen Schritt voraus.​

• Du verfügst über starke Planungs-, Organisations- und Verwaltungsskills, hast ein Auge fürs Detail und arbeitest präzise. Am wichtigsten: Dein Qualitäts- und Serviceanspruch ist hoch – du findest immer den Weg, Dinge rechtzeitig und auf Top-Niveau zu erledigen.​

• Du kannst in einem energiegeladenen, schnelllebigen Umfeld mit vielen verschiedenen Menschen reibungslos zusammenarbeiten.​

• Du bist eine kommunikative Persönlichkeit und ein echtes Talent im Beziehungsaufbau. Englisch beherrschst du fließend – Niederländisch ist ein Plus.​

• Technik-Skills: Du bist fit in Outlook und bringst gute Kenntnisse in Excel & PowerPoint mit.​

Was du von uns bekommst:

• Eigenverantwortlichkeit — wir halten nichts von unnötigen Abmeldungen und wollen, dass Du deinen Job machst.

• Die Gelegenheit, etwas zu bewegen — gib der Herrenmode neue Impulse und sei Teil eines schnell wachsenden Unternehmens, das Kundenzufriedenheit sehr ernst nimmt.

• Wachstum — wir betrachten dein Potenzial als mindestens so wertvoll wie deine derzeitigen Fertigkeiten.

Dean Williams

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